労務管理の書類と保管期限 ~法定三帳簿と労働・社会保険書類など~

労務管理の基本となる帳簿に、労働基準法で定められた「法定三帳簿」があります。
このほか、関連書類として「労働・社会保険関連」「安全衛生関連」「派遣関連」「源泉所得税関連」などがあります。
それぞれ記入する内容や保存期限が決められていますので、記事にまとめました。
書類の整備、管理にお役立ていただければ何よりです。

1.法定三帳簿などとその保存期限
それぞれ事業場毎に作成します。様式を厚労省のホームページでダウンロードできます。給与計算ソフトウェア等を利用して効率的に管理できる場合もあります。

【労働者名簿】
事業場毎、労働者ごとに作成。保存期限は死亡、退職又は解雇の日の翌日から3年。記載項目は次のとおり。
「氏名、生年月日、履歴、性別、住所、従事する業務の種類、雇入れ年月日、退職年月日と退職事由(解雇のときは解雇事由を含む)、死亡年月日と原因」

【賃金台帳】
事業場毎に賃金支払の都度作成。保存期限は最後の記入をした日の翌日から3年源泉徴収簿としては申告期限の翌日から7年)。記載項目は次のとおり。
「氏名、性別、賃金計算期間、労働日数、労働時間数、時間外・深夜・休日労働時間数、基本給・手当てその他賃金の種類毎にその額、賃金からの控除額」

【出勤簿】
労働時間・休日・休憩の規定の趣旨から、使用者には労働時間を適切に管理する義務があるとされています。記載項目は次の項目が挙げられます。保存期限は最後の記入日の翌日から3年(タイムカード・時間外休日勤務申請書などの保管もお忘れなく)。
「氏名、出勤日、始業・終業時刻、休憩時間など」

【雇い入れ、解雇に関する書類】
労働基準法では上記の書類のほか、雇入れ、解雇、災害補償など労働関係に関する重要な書類を3年保存しなければならないとしています。
「雇用(労働)契約書・労働条件通知書、辞令等…退職、死亡の日の翌日から3年」
「災害補償に関する書類…災害補償の終わった日の翌日から3年」

※電子ファイル形式での保存の条件
「法令で定められた要件を具備し、かつそれを画面上に表示し印字することができること」「労働基準監督官の臨検時等、直ちに必要事項が明らかにされ、提出し得るシステムとなっていること」「誤って消去されないこと」「長期にわたって保存できること」などの要件を満たす必要があるとされています。

2.その他の労務管理関連書類と保管期限

【労働保険】
労働保険料の徴収・納付関係」の書類、「労災保険」に関する書類について、完結の日の翌日から3年の保存が義務付けられています。

【雇用保険】
被保険者に関する書類」は完結の日(退職、解雇、死亡の日)の翌日から4年それ以外の書類は完結の日(退職、解雇、死亡の日)の翌日から2年の保存が義務付けられています。

【社会保険(健康保険・厚生年金保険等)】
完結の日(退職、解雇、死亡の日)の翌日から2年の保存が義務付けられています。

【安全衛生】
主な書類では「安全委員会、衛生委員会、または安全衛生委員会の議事録」は作成日の翌日から3年、「健康診断個人票」は作成日の翌日から5年の保存が義務付けられています。

【派遣法関連】
派遣元管理台帳」「派遣先管理台帳」は契約完了の日の翌日から3年の保存を義務付けられています。

【給与所得の源泉徴収関連】
給与所得の扶養控除申告書」などの保存期限は、提出期限の翌年の1月10日の翌日から7年です。「源泉徴収簿」は申告期限の翌日から7年です。

(塩澤)

事務所ニュース 2014年9月号を配信しました。

今般、事務所ニュース「人事労務トピックス2014年9月号」を配信しましたのでお知らせします。

(ブログ右上のリンクから、当事務所事務所ニュースPDFファイル配信ページをご覧いただけます。)

内容は以下のとおりです。

「労務管理の書類と保存期間 ~法定三帳簿と労働・社会保険書類など~」



 労務管理の基本となる帳簿に、労働基準法で定められた「法定三帳簿」があります。
 このほか、関連書類として「労働・社会保険関連」「安全衛生関連」「派遣関連」「源泉所得税関連」などがあります。それぞれ記入する内容や保存期限が決められていますので、記事にまとめました。書類の整備、管理にお役立ていただければ何よりです。